Die Funktion „Jahreswechsel“ in TiList dient dazu, alle jahresabhängigen Nummernkreise zentral und kontrolliert auf ein neues Geschäftsjahr umzustellen. Sie stellt sicher, dass neu angelegte Vorgänge des neuen Jahres automatisch Nummern mit der korrekten Jahreskennung erhalten, während bestehende Vorgänge unverändert bleiben.

Hier ein screenshot des Fensters der Funktion „Jahreswechsel“  und dessen Tabelle in TiList:

Im oberen Bereich des Fensters/Dialogs wird der neue Nummernpräfix angezeigt und ausgewählt, zum Beispiel „26-00000“ für das Jahr 2026. Dieser Wert definiert die Startnummer für alle betroffenen Nummernkreise, der Wert kann sowohl 4 Stellig (26-0000) als auch 5 Stellig (26-00000) sein. Liegt ein Jahreswechsel vor, müssen Benutzter alle neu erzeugten Nummern dieses Typs z.B am 01.01.2026 mit der Kennung „26“ versehen. Ein neu angelegter Auftrag erhält dann beispielsweise die Nummer „26-00001“, eine neue Rechnung entsprechend „26-00001“ im jeweiligen Rechnungskreis.

In der Tabelle werden alle relevanten Nummernkreise aufgelistet, etwa Holzliste, Transport, Auftrag, Angebot, Lieferschein, Rechnung, Mahnung oder Rundholzabrechnung. Für jeden Nummernkreis wird angezeigt, welche Nummer zuletzt im Vorjahr vergeben wurde, welche aktuell im System hinterlegt ist und auf welche neue Startnummer dieser Nummernkreis beim Jahreswechsel gesetzt wird. Die Spalte „letzte Nr.“ dient der Kontrolle, zum Beispiel um zu sehen, dass im Jahr 2025 zuletzt eine Rechnung mit der Nummer „25-00009“ erzeugt wurde. Die Spalte „aktuelle Nr.“ zeigt den aktuell gespeicherten Stand, zum Beispiel „25-00009“. In der Spalte „neue Nr.“ ist sichtbar, dass der Nummernkreis nach dem Jahreswechsel auf „26-00000“ gesetzt wird.

Solange der Jahreswechsel nicht ausgeführt wurde, verwendet TiList weiterhin die bisherigen Nummernkreise. Das bedeutet, dass auch im neuen Kalenderjahr automatisch noch Nummern mit der alten Jahreskennung vergeben werden, zum Beispiel weiterhin „25-00010“, „25-00011“ und so weiter. Erst durch die bewusste Ausführung der Funktion „Jahreswechsel“ wird die Umstellung auf die neue Jahreskennung aktiv.

Nach Bestätigung des Dialogs mit „OK“ werden alle Nummernkreise auf die neue Startnummer umgestellt. Ab diesem Zeitpunkt erhalten alle neu angelegten Vorgänge automatisch Nummern mit der neuen Jahreskennung. Bereits bestehende Vorgänge werden dabei nicht verändert. Ein Auftrag mit der Nummer „25-00022“ behält diese Nummer auch dann, wenn er im Jahr 2026 weiterbearbeitet oder abgeschlossen wird.

Damit ist es möglich, Vorgänge fachlich korrekt dem jeweiligen Geschäftsjahr zuzuordnen. Ein Auftrag, der im Dezember 2025 angelegt wurde, behält die Kennung „25“, auch wenn er erst im Januar 2026 ausgeliefert oder fakturiert wird. Ein Auftrag, der im Januar 2026 neu angelegt wird, erhält dagegen zwingend eine Nummer mit „26“, zum Beispiel „26-00001“.

Die Funktion sorgt somit dafür, dass sich Nummern nicht überschneiden, dass eine eindeutige Zuordnung zum Geschäftsjahr möglich bleibt und dass Auswertungen, Archivierung und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Eine nachträgliche Umnummerierung bestehender Vorgänge ist weder erforderlich noch vorgesehen, da die Nummer Bestandteil der eindeutigen Identifikation eines Vorgangs ist.

Der Jahreswechsel sollte einmalig zum Beginn des neuen Geschäftsjahres durchgeführt werden, idealerweise zu einem Zeitpunkt, an dem keine laufenden Vorgänge angelegt werden. Nach erfolgreicher Durchführung ist keine weitere manuelle Anpassung erforderlich, da TiList die Nummern automatisch entsprechend der neuen Einstellung vergibt.

Zusammenfassend sorgt die Funktion „Jahreswechsel“ dafür, dass neue Vorgänge des neuen Jahres korrekt nummeriert werden, alte Vorgänge unverändert bleiben und die Nummernkreise sauber und revisionssicher getrennt sind.